Erpisti tutkii - Päivämäärät ostotilausprosessissa
- 28.2.2023
- 4 min käytetty lukemiseen
Nyt tulee aikaa tiukkaa tavaraa Erpistiltä, nimittäin päivämäärät ostoprosessissa Business Centralissa.
Päivämäärät ostotilauksella saavat usein käyttäjät hämilleen, mutta yritetään kertoa mihin päivämääriä voisi käyttää. Tämä on pitkä ja monisyinen juttu, mutta koitetaan vääntää koko ketju auki. Kun olet miettinyt ostoprosessisi, niin voit siirtää prosessisi kannalta olennaiset kentät näppärästi nippuun ja poistaa turhat päivämäärät näkyvistä (BC perustoiminnallisuuden ”mukauta sivu” avulla).
Perustietoihin käsiksi
Lähdetään ihan alusta perusparametreista, jotka vaikuttavat päivämääriin. Nämä on yleensä laitettu käyttöönottovaiheessa kuntoon, käydään silti läpi yleisellä tasolla.
Varastonhallinnan asetukset
Varastonhallinnan asetuksissa on kenttä, joka vaikuttaa ”Oletetun Vastaanottopvm” -kentän arvon laskentaan. Kentän nimi on ”Saap.f.var käsittelyaika”. Eli jos kaikilla varastoilla on sama käsittelyaika, niin silloin kannattaa käyttää tätä.
Sijainti
Sijainnin asetuksissa on kenttä, joka vaikuttaa ”Oletetun Vastaanottopvm” -kentän arvon laskentaan. Kentän nimi on ”Saap.f.var käsittelyaika”. Eli jos kaikilla varastoilla ei ole sama käsittelyaika, niin silloin kannattaa käyttää tätä.
Nämä parametrit mahdollistavat sen, että oikeasti voidaan huomioida varaston käsittelyyn vaadittava aika oston erilaisten aikojen laskennassa.
Toimittajatiedoissa on yksi parametri, joka vaikuttaa ostotilauksen päivämääriin, Toimitusajan laskenta. (Tämä parametri määrittää päivämääräkaavan ajalle, joka kuluu nimikkeen täydentämiseen, esim. eli tuotteen hankintaan menee tältä toimittajalta keskimäärin 2VI tai 14P, tms.). Tämä tieto voi perustua toimittajan ostosopimukseen.
Toimitusajan laskenta vaikuttaa vastaavasti kaikkiin tuotteisiin, joita ostetaan kyseiseltä toimittajalta. Lisäksi toimittajalla on tieto maksuehdot, joka vaikuttaa eräpäivän laskentaan ostotilaukselle.
Kun toimittaja valitaan nimikekortilta, haetaan toimittajan tiedoista toimitusajan laskenta arvo. Nimikekortilla voidaan arvoa muuttaa poikkeavaksi.
BC:ssa on myös toinen tapa kertoa ostotilaukselle ”toimittajan toimitusaikaa”. Tätä käytetään, jos nimikkeellä on useita toimittajia.
Aiheeseen liittyvät tiedot – Ostot – Toimittajat:
Eli logiikka on selkeä, Toimittajalta tulee nimikekortille tai toimittajan nimiketietoihin oletukset, kun uusi nimike luodaan.
HUOM: Jos muutat toimittajalle toimitusajan laskentaa, se ei automaattisesti päivity nimikekortille tai toimittajan nimikekortille nimikkeille, joita on perustettu. Tämä mahdollistaa sen, että käyttäjä voi itse ylläpitää nimiketasolla poikkeuksia.
Jos teille tulee päivitystarpeita, rapidilla saa nimike- ja toimittajakohtaiset nimikekortit helposti päivitettyä. Kyselkää vaan apua.
Ostotilauksen päivämääräkentät
Tässä on lista kaikista ostotilauksen päivämääräkentistä ja lyhyt kuvaus käyttötarkoituksesta.
Otsikkotaso
Asiakirjan pvm / Document Date
Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty. Ja sen pohjalta määritetään ostotilauksen eräpäivä (laskutus & ennakkolasku)
Kirjauspvm / Posting Date
Oletuksena tulee sama päivä määrä kuin Asiakirjan pvm. Tämä päivä kertoo sen, mille päivälle oston kirjaustapahtumat (vastaanotto tai lasku) kirjataan. Jos muutetaan kirjauspvm kentän arvoa à se vaikuttaa myös asiakirjan pvm – ja eräpäivä-kenttiin.
ALV-pvm / VAT Reporting Date
Määrittää päivämäärän, jota käytetään ALV-raporttien tapahtumien sisällyttämiseksi ALV-jaksoon. Tämä on joko asiakirjan luonti- tai kirjauspäivämäärä Pääkirjanpidon asetukset -sivun asetusten mukaan.
Tilauspvm / Order Date
Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty. Tämän perusteella hinnoitellaan ostohinnat sekä -alennukset ostotilaukselle.
Eräpäivä / Due Date
Määrittää koska ostolasku on maksettava. Päivämäärä lasketaan toimittajan maksuehdot arvon ja kirjauspäivämäärä -kentän perusteella
Ennakkomaksun Maksualennuspvm / Pmt. Discount Date
Määrittää ennakkomaksun päivämäärän, jolloin suoritus on maksettava, jotta maksualennus aktivoituu. Lasketaan asiakirjan pvm + ennakkomaksun maksuehdon arvot yhteen.
Ennakkomaksun maksualennuksen pvm / Prepmt. Pmt. Discount Date
Määrittää viimeisen päivämäärän, jolloin toimittaja voi vielä maksaa ennakkomaksulaskun ja saada maksualennuksen sen summasta. Lasketaan ennakkomaksun eräpäivän sekä ennakkomaksun maksuehtojen perusteella.
Ennakkomaksun eräpäivä / Prepayment Due Date
Määrittää, milloin tämän ostotilauksen ennakkomaksulasku erääntyy.
Pyydetty vastaanottopvm / Requested Receipt Date
Kentän arvolla lasketaan viimeinen päivämäärä, jolloin tilatut nimikkeet toimitetaan pyydettynä vastaanottopäivämääränä. Jos toimitusta ei tarvitse tehdä tiettynä päivänä, voit jättää kentän tyhjäksi.
Luvattu Vastaanottopvm / Promised Receipt Date
On se päivämäärä, jonka toimittaja on luvannut tilaukselle. BC ei uudelleen laske tätä arvoa.
Oletettu Vastaanottopvm / Expected Receipt Date
On se päivämäärä, jolloin oletetaan toimittajan toimittavan tuotteet varastoosi. Tämä kenttä ei vaikuta mihinkään rivin kenttään automaattisesti. Kysymys: päivitetäänkö riveille?
Rivitaso
Pyydetty vastaanottopvm / Requested Receipt Date
Tämän avulla lasketaan tilauspäivämäärä, jotta tilatut nimikkeet ehtivät haluttuna vastaanottopäivämääränä varastolle. Kentän voi jättää tyhjäksi.
Suunniteltu Vastaanottopvm / Planned Receipt Date
On se päivämäärä, jonka toimittaja on luvannut ja jolloin nimikkeen odotetaan saapuvan varastoon. BC ei uudelleen laske tätä arvoa. Otsikon Pyydetty vastaanottopvm kopioituu tähän kenttään.
Oletettu Vastaanottopvm / Expected Receipt Date
On se päivämäärä, jolloin oletetaan toimittajan toimittavan tuotteet varastoon. Jos päivität oletettua vastaanottopvm kenttää riveillä, se päivittää automaattisesti suunnitellun vastaanottopvm – ja tilauspvm -kentät automaattisesti (huomioiden toimitusajan ja varaston viiveet).
Tilauspvm / Order Date
Kertoo päivän, jolloin ostotilaus on tehty tai on tilattava. Tämän perusteella hinnoitellaan ostohinnat sekä -alennukset ostotilaukselle.
Luvattu Vastaanottopvm / Promised Receipt Date
On se vastaanottopäivämäärä, jonka toimittaja on luvannut tilaukselle. BC ei uudelleen laske tätä arvoa.
Muutamia kaavoja, miten BC laskee päivämääriä syötettyjen tietojen perusteella.
Tilauspvm / Order Date
= Pyydetty vastaanottopvm – varaston viiveet
Oletettu vastaanottopvm / Expected Receipt Date
= Pyydetty vastaanottopvm + Toimitusajan varmistus (nimike) + Varaston saapuva käsittelyaika (sijainti)
Suunniteltu vastaanottopäivämäärä / Planned Receipt Date
= Tilauspäivämäärä + toimittajan toimitusaika (kohteen kalenterin mukaan)
Miten ottaa homma haltuun?
Yhteenvetona voisi todeta, että BC:ssa on monipuoliset mahdollisuudet ohjata oston päivämääriä. Oston eri päivämäärät vaikuttavat moneen BC-järjestelmän toiminnallisuuteen aivan kiinteästi.
Esimerkiksi jos käytätte Toimituksen lupaamisen funktiota, funktio suoraan hyödyntää ostoille syötettyjä eri ostoaikoja, mm. oletettua vastaanottopvm kentän arvoa (myös Suunnittelun työkirjaan).
Yrityksen sisäisesti sovitut toimintamallit myös mahdollistavat tehokkaan pinojen hyödyntämisen sisäisessä prosessissa. (Oletetut ostotilaukset pinossa näkyy kaikki vapautetut ostotilaukset, joiden oletettu vastaanottopvm on määritetty tähän kuluvaan päivään mennessä (..26.1.2023). Eli varastolla on tiedossa, mitä ostoja olisi pitänyt tähän päivään mennessä pitänyt saapua varastoon.
Haluatko saada enemmän irti Business Centralista?
Ota yhteyttä – jutellaan, miten voimme auttaa:
Ilkka Muilu
+358 40 582 7692
etunimi.sukunimi@navakka.com
Tutustu myös Navakan koulutuksiin, ja ota kaikki tehot irti ERP-järjestelmästäsi!
