Onnistunut pilvisiirtymä NAVista Business Centraliin rakentui yhteistyöllä
- 9 tuntia sitten
- 4 min käytetty lukemiseen
ASIAKASTARINA LINNANMÄKI
Kun Lasten Päivän Säätiössä päätettiin uudistaa ERP-järjestelmä ja siirtyä Microsoft Dynamics NAVista Business Centraliin, tavoitteena oli paljon enemmän kuin tekninen versiopäivitys. Organisaatio halusi modernin pilvipohjaisen ratkaisun, joka tukee liiketoimintaa pitkälle tulevaisuuteen ja toimii saumattomasti osana laajempaa järjestelmäkokonaisuutta.
Projektista kertoo Lasten Päivän Säätiön laskentapäällikkö Merja Koskinen, joka oli tiiviisti mukana järjestelmäuudistuksen suunnittelussa ja toteutuksessa.
Lasten Päivän Säätiö ylläpitää Linnanmäen huvipuistoa, jonka tuotot käytetään suomalaisen lastensuojelutyön tukemiseen. Linnanmäen toiminta on vahvasti sesonkiluonteista, ja sujuva arki edellyttää, että huvipuiston, ravintoloiden, tapahtumien ja taustajärjestelmien muodostama kokonaisuus toimii saumattomasti yhteen.
NAVista Business Centraliin pilvisiirtymänä
Lähtötilanteessa Linnanmäellä oli käytössään Microsoft Dynamics NAV, joka oli palvellut organisaatiota vuodesta 2017 lähtien. Järjestelmä alkoi kuitenkin lähestyä elinkaarensa loppua, eikä omalla palvelimella toimiva ratkaisu enää vastannut tulevaisuuden tarpeita.
“NAV alkoi olla elinkaarensa päässä ja se oli vielä omalla palvelimella. Halusimme siirtyä pilveen ja saada käyttöön modernin järjestelmän, joka kehittyy jatkuvasti ja integroidaan sujuvasti muihin ratkaisuihimme.”
Pilvisiirtymää vauhditti myös NAVin tuen päättyminen. Samalla nähtiin mahdollisuus uudistaa ERP-ympäristö vastaamaan paremmin sekä nykyisiä että tulevia tarpeita. Vaihtoehtoja kartoitettiin laajasti, mutta Business Central nousi lopulta selkeäksi valinnaksi erityisesti integroitavuuden ansiosta.
“Kartoitimme muitakin vaihtoehtoja, mutta Business Central erottui edukseen integraatiomahdollisuuksien ansiosta.”
ERP-uudistus oli osa laajempaa järjestelmäkokonaisuutta. Samanaikaisesti käyttöön otettiin muun muassa uusi kassaratkaisu, minkä vuoksi integraatioiden toimivuudella oli projektissa erityisen suuri merkitys.
Business Central toimii taloushallinnon sydämenä
Uudistuksen jälkeen Business Centralista on tullut keskeinen osa organisaation päivittäistä toimintaa.
“Business Central on meille taloushallinnon sydän.”
Järjestelmä kokoaa yhteen tietoa useista eri lähteistä ja toimii perustana taloushallinnon prosesseille. Samalla se tukee liiketoimintaa ympäristössä, jossa sesonkivaihtelut ja useat integraatiot asettavat omat vaatimuksensa järjestelmille.
Projektin aikana integraatioiden toteutus osoittautui ennakoitua monimutkaisemmaksi, vaikka niiden suunnitteluun oli panostettu huolellisesti jo etukäteen. Haasteista huolimatta kokonaisuus eteni hallitusti. Käytössä ollut integraatioalusta sekä eri toimittajien välinen tiivis yhteistyö auttoivat ratkaisemaan tilanteita nopeasti projektin aikana.
“Navakan asiantuntijoista oli iso apu. Myös kumppaniverkosto toimi hyvin, ja asioita saatiin vietyä eteenpäin nopeasti.”
Avoin yhteistyö loi vahvan perustan projektille
Merja nostaa projektin onnistumisen avaintekijöiksi avoimen yhteistyön ja huolellisen valmistautumisen.
Ennen projektin käynnistymistä organisaatiossa käytiin läpi nykyiset toimintamallit ja muodostettiin selkeä näkemys siitä, millaista ratkaisua tulevaisuudessa tarvitaan.
“Meillä oli selkeä näkemys siitä, mitä haluamme. Se auttoi saamaan projektille todella hyvän startin.”
Navakan toteuttama alkukartoitus auttoi jäsentämään kokonaisuutta ja loi projektille selkeän rungon. Samalla asiakkaan oma vahva sitoutuminen näkyi siinä, että hankkeelle varattiin riittävästi aikaa ja resursseja.
“Panostimme projektiin kunnolla aikaa. Se oli varmasti yksi onnistumisen edellytyksistä.”
Yhteistyötä helpotti myös suora ja välitön kommunikaatio kaikkien osapuolten välillä.
“Kumppaniverkosto kommunikoi keskenään myös sujuvasti, eikä selvitettäviä asioita tarvinnut odotuttaa seuraavaan yhteiseen palaveriin.”
Selkeät aikataulut ja yhteinen tilannekuva auttoivat suunnittelemaan tekemistä myös asiakkaan puolella.
“Saimme Navakan tiimiltä selkeät aikataulut ja tehtävälistat, joiden avulla pystyttiin helposti suunnittelemaan omaa tekemistämme.”
Luottamus syntyi siitä, että sovituista asioista pidettiin kiinni
Projektin aikana syntynyt luottamus rakentui ennen kaikkea siitä, että sovitut asiat etenivät suunnitellusti.
“Sovituista asioista ja aikatauluista pidettiin kiinni todella hyvin. Urani aikana useamman järjestelmähankkeen nähneenä se oli jopa hämmästyttävää.”
Merja antaa kiitosta erityisesti Navakan projektitiimille.
“Navakalla oli todella hyvä tiimi. Heille voisi antaa täydet kymmenen pistettä. Asiantuntemus oli erityisesti kohdillaan.”
Luottamus ei syntynyt yksittäisistä onnistumisista, vaan johdonmukaisesta tekemisestä koko projektin ajan.
Business Central helpottaa arkea
Käyttöönoton jälkeen suurimmat hyödyt ovat näkyneet järjestelmän käytettävyydessä, suorituskyvyssä ja työn sujuvuudessa.
“Järjestelmä on nopeampi ja käyttökokemus on huomattavasti parempi. Se on moderni ja miellyttävä käyttää verrattuna aiempaan.”
Käyttöönoton yhteydessä myös järjestelmän toimintamalleja tarkasteltiin kriittisesti. Tavoitteena oli rakentaa ratkaisu, joka tukee arkea ilman ylimääräistä monimutkaisuutta.
“Navakan ratkaisuehdotukset ovat helpottaneet arkea. Nyt järjestelmä ei kerrytä turhaa dataa, vaan tekeminen pysyy selkeänä.”
Merkittävä osa onnistunutta käyttöönottoa oli myös vanhan tiedon laadun varmistaminen ennen siirtymää.
“Masterdata kannattaa laittaa kuntoon ennen sen siirtoa uuteen järjestelmään. Se helpottaa käyttöönottoa ja ehkäisee virheiden kertautumista.”
Kumppanuus, johon on helppo luottaa
Navakka saa Merjalta kiitosta sekä asiantuntemuksesta että tavasta tehdä yhteistyötä.
“Alusta asti oli tunne, että olette aidosti kiinnostuneita löytämään meille parhaan ratkaisun.”
Yhteistyön vahvuutena on ollut helposti lähestyttävä toimintatapa ja avoin kommunikaatio, joka on jatkunut myös käyttöönoton jälkeen.
“Teihin on helppo olla yhteydessä, ja kommunikaatio toimii hyvin.”
Merjan mukaan yhteistyötä ei tehnyt sujuvaksi pelkästään vahva asiantuntemus, vaan myös ihmisten tapa toimia.
“Navakan tiimistä välittyi alusta asti positiivinen energia ja aito halu auttaa. Yhteistyö oli asiantuntevaa, mutta samalla myös todella mukavaa.”
Sama vaikutelma jatkui käyttöönoton jälkeen.
“Kun Navakan asiakastuen tiimi esittäytyi meille, tunnistin saman osaamisen ja hyvän fiiliksen heti. Siitä tuli varma olo, että olemme hyvissä käsissä myös projektin jälkeen.”
Vinkit ERP-uudistusta suunnitteleville
Kokemustensa perusteella Merjalla on selkeä viesti ERP-uudistusta suunnitteleville organisaatioille:
Panostakaa avoimeen kommunikaatioon ja tiiviiseen yhteistyöhön.
Käykää omat prosessinne läpi ja muodostakaa selkeä tahtotila ennen projektin käynnistymistä.
Varmistakaa, että projektille on riittävästi aikaa ja resursseja.
Huolehtikaa masterdatan laadusta hyvissä ajoin.
“Kun perusasiat ovat kunnossa, projekti sujuu huomattavasti helpommin.”
Onnistunut pilvisiirtymä rakentuu yhdessä
Lasten Päivän Säätiön kanssa toteutettu hanke osoittaa, että onnistunut siirtymä NAVista Business Centraliin on paljon enemmän kuin tekninen järjestelmäprojekti. Kun tavoitteet ovat selkeät, yhteistyö avointa ja molemmat osapuolet sitoutuvat yhteiseen tekemiseen, voidaan uudistus toteuttaa hallitusti myös monimutkaisessa järjestelmäympäristössä.
Navakan #Erpistit kiittävät Linnanmäen tiimiä erinomaisesta yhteistyöstä ja luottamuksesta projektin aikana.
Tutustu asiakkaaseemme ja heidän toimintaansa: linnanmaki.fi
Haluatko kuulla, miten ERP voisi tukea sinun liiketoimintaasi?
Erpistimme auttavat valitsemaan ja rakentamaan ratkaisut, jotka palvelevat sekä arkea että kasvua. Ota yhteyttä – jutellaan, miten voimme auttaa:
Ilkka Muilu +358 40 582 7692
